Статуси приймання

Ця стаття перелічує чотири статуси, в яких може перебувати документ приймання, що спричиняє перехід між ними і що оператор може чи не може робити в кожному статусі. Назви статусів збігаються з тим, що оператор бачить на екрані.

Приймання може й завершитися саме, без натискання «Завершити» — див. Автоматичне підтвердження.

Чернетка (DRAFT)

Документ створено — на підставі замовлення на приймання або з нуля — але ще не передано в роботу. Нічого ще не прийнято.

У цьому статусі оператор може: редагувати й додавати рядки, змінювати кількості та типи пакувань, чисто скасувати документ.

Переходи далі: До приймання, коли документ передають у роботу (керівником зміни або автоматично); Скасовано, якщо його скасовано до передачі в роботу.

Документ може також повернутися сюди зі статусу До приймання — див. нижче.

До приймання (TO_RECEIVE)

Документ передано в роботу. Оператор тепер може реєструвати факти приймання за ним рядок за рядком. Щойно документ виходить зі статусу «Чернетка», редагування рядків обмежується — приймання ведеться за переданим набором рядків.

У цьому статусі оператор може: реєструвати факти приймання; закрити документ, коли приймання завершене (для цього потрібне право Проведення приймань, якщо приймання не підтверджується автоматично). Переходи далі:

• Прийнято, коли приймання завершене — оператором або автоматично (див. Автоматичне підтвердження). Спершу щось має бути прийнято: приймання без прийнятого товару й без прийнятих контейнерів завершити не можна.
• Чернетка, коли документ потрібно доопрацювати. Це дозволено лише поки нічого ще не прийнято — немає ні фактів, ні прийнятих контейнерів. Коли приймання розпочалося, повернути документ назад не можна.
• Скасовано, якщо документ скасовано. Це теж можливо лише поки нічого не прийнято; коли приймання розпочалося, документ завершують, а не скасовують.

Прийнято (RECEIVED)

Кінцевий стан. Настає, коли приймання завершене й документ закрито. У цей момент складський залишок збільшується на прийняту кількість, товар стає доступним для продажу й відбору в замовлення, акт приймання та, якщо є розбіжності, акт розбіжностей можна роздрукувати, а оновлені дані передаються в ERP-систему через інтеграцію. Завершення також розраховує контейнери приймання: контейнери з товаром закриваються, порожні вивільняються. Контейнер, який ще відкритий, завершенню не заважає.

У цьому статусі оператор не може редагувати чи повторно відкрити документ. Він доступний лише для читання. Виправлення до вже прийнятого документа роблять, створивши новий документ приймання.

Переходи далі: для оператора немає. Єдиний виняток — зовнішня система (наприклад, ERP) скасовує документ через інтеграцію: тоді приймання стає Скасовано і зберігає всі зареєстровані факти, тож історія того, що фактично прийнято, не губиться.

Скасовано (CANCELLED)

Кінцевий стан. Настає, коли документ скасовано — оператором, поки він ще у статусі Чернетка або у статусі До приймання, але нічого ще не прийнято, або зовнішньою системою, яка може скасувати й приймання, що вже Прийнято (його факти зберігаються). За прийманням, скасованим до того, як його прийнято, залишок не проводиться; сам документ зберігається для аудиту.

Переходи далі: немає — кінцевий стан.

Автоматичне підтвердження

Зазвичай оператор завершує приймання вручну. Приймання можна налаштувати так, щоб воно завершувалося саме: увімкніть перемикач Підтверджувати автоматично на замовленні на приймання або на самому прийманні (приймання, створене із замовлення, бере налаштування з нього, і його можна змінити на прийманні). За замовчуванням перемикач вимкнено.

Коли перемикач увімкнено, приймання переходить зі статусу До приймання у Прийнято саме в той момент, коли зареєстрований факт (або прийнятий контейнер) робить так, що кожен рядок точно збігається з планом. Правила навмисно суворі:

• Прийнята кількість кожного рядка має дорівнювати запланованій. Меншої кількості недостатньо, а більша теж не спрацьовує.
• Спрацювати може лише реєстрація, що додає товар; сторнування ніколи.
• Якщо план не збігся, нічого не відбувається — факт усе одно зберігається, а приймання чекає на ручне завершення.

Результат такий самий, як і при ручному завершенні — відбувається все, що описано в розділі Прийнято, зокрема й розрахунок контейнерів приймання. Якщо хтось потім натисне «Завершити» на прийманні, яке вже підтвердилося саме, нічого не зламається — приймання просто вже Прийнято.